WebEx-Videokonferenzen im Landkreis Fulda


Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der Landkreis Fulda stellt Ihnen für Videokonferenzen das System WebEx von Cisco zur Verfügung. Mit unserer Lizenz können max. 1000 User teilnehmen, von denen 200 mit Bild und Ton aktiv sein können.
Wenn Sie selbst regelmäßig Videokonferenzen veranstalten, dann wenden Sie sich bitte an Ihre Fachdienstleitung. Diese kann ein WebEx-Konto für Sie bei der IT beantragen.

Im Folgenden finden Sie eine Anleitung der wichtigsten Abläufe und Funktionen rund um WebEx.

Sie können ein iPad für Videokonferenz ausleihen. Diese funktioniert sowohl für die normale Teilnahme an einer WebEx-Videokonferenz, als auch für das eigene Veranstalten einer WebEx-Videokonferenz als Gastgeber.
Für besondere Online-Konferenzen, an welchen mehrere Mitarbeitende in einem Raum gleichzeitig teilnehmen sollen, gibt es ein Videostreaming-Notebook mit Kamera und externem Mikrofon in der IT zu leihen. Hilfe zum Umgang erhalten Sie bei Christine Wingenfeld oder Stefan Will unter Team.DIGITAL@landkreis-fulda.de.

Mitarbeitende die ein Dienst-iPad haben und über ein WebEx-Konto verfügen, können Meetings über das iPad selbst anlegen.
Alle anderen buchen die WebEx-Konferenz über den Dienst-PC.

ACHTUNG: Am Dienst-PC ist NUR die Buchung möglich! Eine Teilnahme mit Video und Audio ist aus technischen Gründen nicht möglich. Hierfür sind die iPads und das Streamingnotebook gedacht.
Der Dienst-PC eignet sich aber für das Szenario „2.Bildschirm“.

Bitte beachten Sie die Checkliste für Videokonferenzen am Ende dieser Seite!

NEU – Erklärung Szenario „2. Bildschirm“ hinzugefügt
NEU – Hintergrundgeräusche reduzieren unter Toneinstellungen
NEU – Gastgeberrolle beim Anlegen an Personen ohne Account geben
NEU – Umfragen unter PC/Notebook hinzugefügt

Bei grundsätzlichen Fragen zum Umgang mit WebEx wenden Sie sich an Christine Wingenfeld oder Stefan Will unter Team.DIGITAL@landkreis-fulda.de.

Aufgrund vieler andere Verpflichtungen durch die Corona-Pandemie finden Sie hier zunächst nur grundlegende Anleitungen. Es werden im Laufe des Jahres weitere Inhalte hinzugefügt.
Sobald es möglich ist, werden auch Präsenzfortbildungen angeboten.



weiter mit WebEx mit dem iPad

weiter mit WebEx mit dem PC/Notebook




Allgemeine Inhalte





Grundeinstellungen

Mit der vom Landkreis zur Verfügung gestellten Lizenz können max. 1000 User an einem Meeting teilnehmen. Von diesen wiederum können max. 200 Video und Ton aktivieren. Meetings in dieser Größenordnung bedürfen aber eines speziell geplanten Ablaufs und sinnvoller Beteiligungsformen. Beratung für große Meetings erhalten Sie unter Team.DIGITAL@Landkreis-fulda.de



Einladung

Wenn ein Meeting angelegt wird, erhalten alle Teilnehmenden, die beim Anlegen des Meetings per E-Mail von Hand eingetragen werden, eine direkte Einladung von WebEx. Wenn Sie aber Ihre Verteilerliste aus Outlook nutzen möchten, können Sie sich an Ihre E-Mail-Adresse eine Einladungsmail zum Weiterleiten mit dem Outlookverteiler schicken lassen. Hierzu müssen Sie unter „Einstellungen – Planung“ folgenden Haken setzen:





Toneinstellungen

Piepston
Grundsätzlich ertönt ein Piepston, wenn Teilnehmende den Raum betreten oder verlassen. Bei vielen Teilnehmenden kann dies sehr störend sein. Deshalb kann man in den „Einstellungen – Audio und Video“ diesen Piepston grundsätzlich ausstellen.



Hintergrundgeräusche reduzieren
Weiterhin ist es für die meisten Fälle sinnvoll die Funktion „Hintergrundgeräusche reduzieren“ zu aktivieren. Sie finden diese in den Einstellungen Audio über das kleine offene Dreieck unten links am „Stummschalten-Button“.


Klicken Sie auf Einstellungen und setzen Sie den Haken bei „Hintergrundgeräusche reduzieren“.





Rolle des Gastgebers und Weitergabe der Rolle

Der Gastgeber ist der Moderator des WebEx-Meetings und verfügt über mehr Rechte als die anderen Teilnehmenden. Er kann Co-Gastgeber benennen.
Es ist empfehlenswert, dass immer ein Gastgeber oder Co-Gastgeber im Meeting anwesend ist.

Unter anderem kann ein Gastgeber Folgendes tun:



Weitergabe der Rolle Gastgeber an Personen ohne Account


Wenn Sie das Meeting in WebEx anlegen, aber selbst nicht teilnehmen können/wollen, dann können Sie über die Gastgeber-Kennnummer jeden beliebigen Teilnehmenden zum Gastgeber bestimmen.
Hierfür geben Sie im Vorfeld des Meetings die Gastgeber-Kennnummer an die entsprechende Person weiter. Sie finden diese Kennung in der Meetingansicht in den Details des Meetings.



Um dem künftigen Gastgeber Zeit zu geben, sich rechtzeitig einzuloggen und sich zum Gastgeber hoch zu stufen, stellen Sie die Zeit für „Beitreten vor dem Gastgeber“ beim Erstellen des Meetings unter „Optionen zum Ansetzen“ auf 15 Minuten.



Gastgeberrolle mit dem iPad übernehmen

Auf einem iPad können Sie dann im Menü der „drei Punkte“ unten rechts unter „Gastgeberrolle zurückfordern“ die Gastgeber-Kennnummer eingeben und so zum Gastgeber werden.




Gastgeberrolle mit dem PC/Notebook übernehmen

Auf einem PC/Notebook klicken Sie bitte unten auf das Menü mit den „drei Punkten“. Nun gibt es die Option „Gastgeberrolle zurückfordern“.



Nachdem Sie dieses Feld angeklickt haben, können Sie die Gastgeber-Kennnummer eingeben und sind nun Gastgeber.



Sobald der „echte“ Gastgeber, der das Meeting im Backend angesetzt hat, den Meetingraum betritt, übernimmt dieser automatisch wieder die Gastgeberrolle.


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Szenario 2. Bildschirm

In manchen Settings ist es sinnvoll einen „2. Bildschirm“ zu haben, um eine WebEx-Veranstaltung besser steuern zu können. Dies gilt z.B. für:

– Präsentationen oder Bildschirmfreigabe in größerem Umfang
– Moderation großer Gruppen
– intensiver Chatbetreuung

Dabei nutzt man das iPad als Video- und Audiokommunikationskanal und zusätzlich den Dienst-PC zum Teilen des Bildschirmes (z.B. für Präsentationen), zum Einsatz einer Umfrage oder auch zur Betreuung großer Gruppen im Chat.
Es ist wichtig, dass man sich mit dem Dienst-PC ohne Bild und Ton einwählt. Voraussetzung hierfür ist, dass das iPad per WLAN verbunden ist und der Dienst-PC weiterhin per Kabel mit dem Hausnetz verbunden ist. Falls Sie also einen zusätzlichen WLAN-Hotspot verwenden, um das iPad ins Internet zu bringen, funktioniert das Szenario „2. Bildschirm“ nicht!

Im folgenden Video sehen Sie den kompletten Ablauf für das Einrichten eines Szenarios „2.Bildschirm“:

Bitte prüfen Sie dieses Setting unbedingt vor dem ersten Einsatz in einem Testmeeting!




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Teilgruppensitzung

Teilgruppensitzungen ermöglichen Ihnen innerhalb einer WebEx-Videokonferenz in getrennten kleinen Gruppen zu arbeiten und anschließend wieder in die Gesamtgruppe zurückzukehren.
Nur Gastgeber oder Co-Gastgeber können dies veranlassen und durchführen.

Sie aktivieren Teilgruppensitzungen beim Anlegen des Meetings.

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Checkliste Videokonferenz

  1. Allgemeine Hinweise
    1. Achte auf Deinen Hintergrund. Was sehen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in Deinem Hintergrund?
    2. Soweit vorhanden, nutze bitte das Headset Deines Handys. Es verbessert die Tonqualität deutlich und dient zur Vermeidung von Rückkopplungen.
    3. Hänge einen Hinweis „Videokonferenz, bitte nicht stören“ an Deine Türe und kommuniziere, dass Du nun nicht zu stören bist.
    4. Wenn Du während der Videokonferenz nicht sprichst, schalte Dein Mikrofon auf stumm!
    5. Bei schlechter Verbindungsqualität pausiere Dein Videobild.
    6. Melde Dich, wenn nicht durch die App festgelegt, mit Deinem vollen Namen an, damit alle Konferenzteilnehmer und Konferenzteilnehmerinnen sehen können, wer an der Konferenz teilnimmt.
    7. Trete ca. 10 Minuten vorher in den Videokonferenzraum ein, um eventuelle technische Probleme noch lösen zu können.
    8. Wenn Du parallel zur Videokonferenz in der Software einen Chat-Kanal benutzt, solltest Du Dich nur so äußern, dass eine versehentliche Veröffentlichung des Chats keinen Schaden für Dich oder den Landkreis Fulda anrichtet. Chats können gespeichert und ausgewertet werden.
    9. Halte Deine Videokonferenzsoftware (oder den Browser, mit dem Du an der Videokonferenz teilnimmst) aktuell.
    10. Achte darauf, dass kein Fenster oder helles Licht im Hintergrund ist. Licht von vorne ist vorteilhaft.

  2. Hinweise für die Durchführung einer eigenen Videokonferenz
    1. Plane keine Konferenzen über 60 Minuten, es sei denn die Situation erfordert es zwingend (z.B.: Sitzung mit komplizierter Thematik, die sich nicht verkürzen lässt).
      Events und Workshops können länger dauern, müssen dann aber sinnvoll rhythmisierte werden und mit unterschiedlichen digitalen Werkzeugen angereichert werden. Ansonsten verlassen zu viel Teilnehmende die Veranstaltung vor dem Ende!
    2. Beim Betreten einer Videokonferenz durch die Teilnehmenden sollte das Mikrofon automatisch stumm geschaltet sein. Diese Einstellung kann in der Videokonferenzsoftware vorgenommen werden.
    3. Vergib ein Passwort zum Betreten des Meeting-Raums.
    4. Gib die Zugangsdaten zu dem Meeting nur an die geplanten Teilnehmenden.
    5. Beobachte als Host/Gastgeber des Meetings die Teilnehmenden. Reagiere sofort, wenn ein nicht eingeladene/-r Teilnehmer/-in erscheint.
    6. Für die Aufzeichnung einer Videokonferenz ist die Zustimmung aller Teilnehmenden erforderlich.
    7. Kläre vor der Einladung zu einem Meeting, ob die zu erwartenden Inhalt der Konferenz, für das Medium geeignet sind. Insbesondere bei Gesprächsthemen, die persönliche, private oder gesundheitliche Daten zum Inhalt haben, musst Du klären, ob das zulässig ist. Frage in Zweifelsfällen den Datenschutzbeauftragten oder Deinen Fachdienstleiter.


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Hier finden Sie noch einige allgemeine Tipps auf der WebEx-Webseite.