WebEx-Videokonferenzen im Landkreis Fulda


Liebe Kolleginnen und Kollegen,

der Landkreis Fulda stellt Ihnen für Videokonferenzen das System WebEx von Cisco zur Verfügung.
Wenn Sie selbst regelmäßig Videokonferenzen veranstalten, dann wenden Sie sich bitte an Ihre Fachdienstleitung. Diese kann ein WebEx-Konto für Sie bei der IT beantragen.

Im Folgenden finden Sie eine Anleitung der wichtigsten Abläufe und Funktionen rund um WebEx.

Sie können ein iPad für Videokonferenz ausleihen. Diese funktioniert sowohl für die normale Teilnahme an einer WebEx-Videokonferenz, als auch für das eigene Veranstalten einer WebEx-Videokonferenz als Gastgeber.
Für besondere Online-Konferenzen, an welchen mehrere Mitarbeitende in einem Raum gleichzeitig teilnehmen sollen, gibt es ein Videostreaming-Notebook mit Kamera und externem Mikrofon in der IT zu leihen. Hilfe zum Umgang erhalten Sie bei Christine Wingenfeld oder Stefan Will unter Team.DIGITAL@landkreis-fulda.de.

Mitarbeitende die ein Dienst-iPad haben und über ein WebEx-Konto verfügen, können Meetings über das iPad selbst anlegen.
Alle anderen buchen die WebEx-Konferenz über den Dienst-PC.

ACHTUNG: Am Dienst-PC ist NUR die Buchung möglich! Eine Teilnahme ist aus technischen Gründen nicht möglich. Hierfür sind die iPads und das Streamingnotebook gedacht.

Bitte beachten Sie die Checkliste für Videokonferenzen am Ende dieser Seite!

Bei grundsätzlichen Fragen zum Umgang mit WebEx wenden Sie sich an Christine Wingenfeld oder Stefan Will unter Team.DIGITAL@landkreis-fulda.de.

Aufgrund vieler andere Verpflichtungen durch die Corona-Pandemie finden Sie hier zunächst nur grundlegende Anleitungen. Es werden im Laufe des Jahres weitere Inhalte hinzugefügt.
Sobald es möglich ist, werden auch Präsenzfortbildungen angeboten.



weiter mit WebEx mit dem iPad

weiter mit WebEx mit dem PC/Notebook




Allgemeine Inhalte





Rolle des Gastgebers

Der Gastgeber ist der Moderator des WebEx-Meetings und verfügt über mehr Rechte als die anderen Teilnehmenden. Er kann Co-Gastgeber benennen.
Es ist empfehlenswert, dass immer ein Gastgeber oder Co-Gastgeber im Meeting anwesend ist.

Unter anderem kann ein Gastgeber Folgendes tun:

zurück zum Inhaltsverzeichnis






Teilgruppensitzung

Teilgruppensitzungen ermöglichen Ihnen innerhalb einer WebEx-Videokonferenz in getrennten kleinen Gruppen zu arbeiten und anschließend wieder in die Gesamtgruppe zurückzukehren.
Nur Gastgeber oder Co-Gastgeber können dies veranlassen und durchführen.

Sie aktivieren Teilgruppensitzungen beim Anlegen des Meetings.

zurück zum Inhaltsverzeichnis





Checkliste Videokonferenz

  1. Allgemeine Hinweise
    1. Achte auf Deinen Hintergrund. Was sehen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in Deinem Hintergrund?
    2. Soweit vorhanden, nutze bitte das Headset Deines Handys. Es verbessert die Tonqualität deutlich und dient zur Vermeidung von Rückkopplungen.
    3. Hänge einen Hinweis „Videokonferenz, bitte nicht stören“ an Deine Türe und kommuniziere, dass Du nun nicht zu stören bist.
    4. Wenn Du während der Videokonferenz nicht sprichst, schalte Dein Mikrofon auf stumm!
    5. Bei schlechter Verbindungsqualität pausiere Dein Videobild.
    6. Melde Dich, wenn nicht durch die App festgelegt, mit Deinem vollen Namen an, damit alle Konferenzteilnehmer und Konferenzteilnehmerinnen sehen können, wer an der Konferenz teilnimmt.
    7. Trete ca. 10 Minuten vorher in den Videokonferenzraum ein, um eventuelle technische Probleme noch lösen zu können.
    8. Wenn Du parallel zur Videokonferenz in der Software einen Chat-Kanal benutzt, solltest Du Dich nur so äußern, dass eine versehentliche Veröffentlichung des Chats keinen Schaden für Dich oder den Landkreis Fulda anrichtet. Chats können gespeichert und ausgewertet werden.
    9. Halte Deine Videokonferenzsoftware (oder den Browser, mit dem Du an der Videokonferenz teilnimmst) aktuell.
    10. Achte darauf, dass kein Fenster oder helles Licht im Hintergrund ist. Licht von vorne ist vorteilhaft.

  2. Hinweise für die Durchführung einer eigenen Videokonferenz
    1. Plane keine Konferenzen über 60 Minuten, es sei denn die Situation erfordert es zwingend (z.B.: Sitzung mit komplizierter Thematik, die sich nicht verkürzen lässt).
      Events und Workshops können länger dauern, müssen dann aber sinnvoll rhythmisierte werden und mit unterschiedlichen digitalen Werkzeugen angereichert werden. Ansonsten verlassen zu viel Teilnehmende die Veranstaltung vor dem Ende!
    2. Beim Betreten einer Videokonferenz durch die Teilnehmenden sollte das Mikrofon automatisch stumm geschaltet sein. Diese Einstellung kann in der Videokonferenzsoftware vorgenommen werden.
    3. Vergib ein Passwort zum Betreten des Meeting-Raums.
    4. Gib die Zugangsdaten zu dem Meeting nur an die geplanten Teilnehmenden.
    5. Beobachte als Host/Gastgeber des Meetings die Teilnehmenden. Reagiere sofort, wenn ein nicht eingeladene/-r Teilnehmer/-in erscheint.
    6. Für die Aufzeichnung einer Videokonferenz ist die Zustimmung aller Teilnehmenden erforderlich.
    7. Kläre vor der Einladung zu einem Meeting, ob die zu erwartenden Inhalt der Konferenz, für das Medium geeignet sind. Insbesondere bei Gesprächsthemen, die persönliche, private oder gesundheitliche Daten zum Inhalt haben, musst Du klären, ob das zulässig ist. Frage in Zweifelsfällen den Datenschutzbeauftragten oder Deinen Fachdienstleiter.


zurück zum Inhaltsverzeichnis

Hier finden Sie noch einige allgemeine Tipps auf der WebEx-Webseite.